Hvad betyder de forskellige retur koder og hvordan bruges de?

A – Fejllevering

Fejllevering også kaldet plukfejl; er når I modtager en anden vare end den du har bestilt. F.eks. bestiller kunden en dagcreme men modtager en natcreme i stedet. Eller det kan være der bliver leveret for mange af en vare, ifht. hvad der fremgår af pakkeliste og faktura.

Når I modtager fejlleveringer, er det vigtigt at I sætter de fejllevrede produkter til side, udfylder returvareskemaet inkl. faktura eller ordrenr. (som fremgår af enten fakturaen eller pakkelisten) og derved henviser til hvilken faktura/ordre det drejer sig om. Herefter kontakter i vores returafdeling: retur@spasupply.dk, (medsend returskemaet) og aftaler en pickup og det videre retur/ombytnings forløb. Som regel eftersendes de korrekte produkt med det samme.

Det er vigtig at ovenstående proces overholdes da det har en stor indflydelse i forhold til vores lagerbeholdning så vi altid har den bedste forudsætning for at sikre at lagerbeholdningerne stemmer på fx på vores B2B.

B – Tastefejl

Tastefejl er når I bestiller en vare, men der ved en fejl bliver tastet en anden vare på ordren. Disse varer skal selvfølgelig retur og krediteres da I har betalt for dem og de er trukket ud af vores lagerbeholdning. Herefter kan de korrekte vare bestilles på en ny ordre.

På returskemaet skal der også her noteres faktura eller ordrenummer som tastefejlen vedrører, så der kan tjekkes op på fejlen og at det hele stemmer og bliver gjort korrekt når der krediteres. Kontakt vores returafdeling: retur@spasupply.dk (medsend returskemaet) og aftal en evt. pickup.

C – Produktfejl

Produktfejl er når selve produktet fejler noget – det kan være harsk, pumpen kan være defekt, konsistensen kan være forkert osv.

Når disse tages retur, skal der laves et lille notat på returbilaget ud for varen, hvad fejlen/defekten er. Dette bruges til at se, om nogen produkter ofte kommer retur med samme produktfejl, således at vi kan søge kompensation hos vores leverandør. Udfyld returskema, send til returafdelingen inkl. fotodokumentation og herefter aftales evt. pickup og ombytning af vare.

D – Skadet under transport

Skadet under transport er som oftest emballageskader – den er trykket og muligvis gået helt i stykker, en fast pudder er måske blevet til en ’løs’ og glasflasker kan være itu.

Disse tages retur og ombyttes.

Af hensyn til vores frist for at reklamere, skal I her reagere indenfor 4 hverdage max, da vi har 5 dage at reklamere overfor GLS i. I skal her fremsende fotodokumentation til os i en mail, så vi kan tage reklamationen videre til GLS.

Sendes til retur@spasupply.dk med overskriften ’skadet under transport – inkl. fotos*.

E – Andet (kan kun bruges af vores konsulenter)

F – Kundeklub

Kundeklubgaver ombyttes som hovedregel ALTID – og krediteres altså ikke.

Udgåede varer der ikke kan ombyttes krediteres selvfølgelig – noter gerne ved disse, at det er udgåede varer, så det fremgår hvorfor de krediteres og ikke ombyttes.

Når disse tages retur, skal emballagen samt kundeklubkortet og bon sendes retur. Husk at tjekke at kundeklubkortet er korrekt udfyldt.

  

Hvornår krediteres retur varer?

Returvarer krediteres først når de er modtaget retur i vores returafdeling eller via fotodokumentation. Dette gælder alle varer – også ombytning af kundeklubgaver. Dette gør vi for at sikre at vi altid får krediteret de rette varer, så vi kan sikre den bedste service hele vejen rundt for jer samt at vores lagerbeholdninger stemmer.

 

Hvilke varer tager vi retur – og hvilke tager vi ikke?

Varer vi tager retur:

Vi tager fejlleveringer, tastefejl, produktfejl, skadet under transport og kundeklubgaver retur og herefter ombyttes/krediteres de.

Har I selv bestilt forkert på en B2B ordre tager vi også disse retur, så længe de er i ubrudt emballage som ikke fejler noget og der er mulighed for gensalg af varerne. I skal dog reagere på disse indenfor 5 hverdage fra modtagelse af varerne, som det også fremgår af pakkesedlerne. I skal udfylde returskemaet hvor I oplyser hvilke varer der sendes retur og hvilken faktura eller ordrenummer det henvender sig til (brug returkode B). Herefter sende i selv vareren samt returskema retur til vores returafdeling.

 

Varer der er beskadiget under transport

For at vi kan tage varer retur der er beskadiget under transport, skal vi bruge noget dokumentation først, for at kunne reklamere overfor GLS.

Proceduren er som følger:

Når det opdages at der er varer der er beskadiget under transport, skal i straks tage billeder. Både af kassen udenpå, hvordan varerne er pakket indeni og af de enkelte varer der er beskadigede, skaderne skal være synlige på billederne.

Herefter pakkes alle varerne ned i kassen igen, så det så vidt som muligt ligger som ved modtagelse.

Billederne, samt ordrenummer og pakkenummer (kan ses på mailen du modtager med forsendelsesoplysninger, når vi afsender din pakke), samt komplet liste over varerne der er beskadiget (varenummer + varens navn + antal) sendes i en mail til retur@spasupply.dk indenfor 48 timer fra modtagelse af pakken.

Du skal herefter lade kassen med samtlige varer stå, imens GLS behandler reklamationen, i tilfælde af de vil bese kassen og skaderne.

Når GLS har afsluttet reklamationen kontakter i returafdelingen og herefter aftales en evt. pickup af de beskadiget vare og videre retur forløb i forhold til ombytning osv. De varer der ikke er beskadiget kan herefter tages i brug.

Fra GLS modtager reklamationen til de giver os besked går der som regel max et døgns tid.

 

Varer vi ikke tager retur:

For gamle varer

Varer som I har haft stående meget længe, og ikke fået solgt tager vi ikke retur. Det er jeres ansvar at de varer I bestiller til jeres butik, bliver solgt før varens udløber.

 

Hvordan udfyldes returvareskemaet?

Fra – Her skriver I navnet på jeres virksomhed.

Kundenummer – Her skriver I jeres kundenummer hos os. Det er som oftest jeres telefonnummer. Kender I ikke jeres kundenummer, kan det findes på både pakkesedler og jeres fakturas.

Dato – Her skriver I datoen for, hvornår I begynder at udfylde skemaet.

Bilagsnummer – Her noteres der faktura eller ordrenummer på den ordre, returvaren vedrører. Især varer der er fejlleveret, bestilt ved en tastefejl, skadet ved modtagelse eller andre ting der opdages umiddelbart efter modtagelse, er dette felt vigtigt at udfylde. Derimod kan det ikke udfyldes ved fx en produktfejl som først opdages efter I har solgt det til en kunde.

Produkt – Heri noteres navnet på varen der returneres samt hvilket mærke produktet er fra.

Varenr. – I dette felt noteres varens varenr. som i vil returnere eller reklamere over.

Antal – Her noteres antallet af den pågældende vare der skal returneres. Hvis der er flere af den samme vare der returneres, men er fra forskellige bilagsnumre eller årsager, noteres de separat i skemaet, og ligges ikke sammen.

Notat – I dette felt skrives der, hvorfor varen returneres. Er det en produktfejl, og i så fald, hvad består fejlen i, eller er det fejlleveret eller noget helt andet?

 

Udfyldes dette returvareskema ikke tilstrækkeligt kan vi ikke tage varerne retur, så det er meget vigtigt at få det udfyldt og sendt med i kassen eller på mail til vores returafdeling.

Du finder skemaet på vores B2B shop som du kan printeog udfylde eller bare udfylde og sende til vores returafdeling på mail : retur@spasupply.dk

 

Det er vigtig at ovenstående proces overholdes da det har en stor indflydelse i forhold til vores lagerbeholdning! Med dette har vi den bedste forudsætning for at sikre at lagerbeholdningerne stemmer på fx på vores B2B.

Hvis ovenstående processer ikke overholdes kan vi ikke garantere ombytning eller kreditering.

Hent skema her